作者：陈娜萍　王双喜 本文字数：2560
　　[摘           要]  采购项目化管理平台是一个多部门充分参与的开放性大系统，平台整合项目立项、采购计划申报、 采购执行、合同签署、验收、资金支付、档案管理、评价反馈以及数据分析统计等功能，通过平台将采购涉及的各部门之间的业务流程打通，实现数字化采购资源共享，节约采购成本的同时，提高采购效率和监督力度。
　　[关    键   词]  高校采购;项目化管理;平台设计
　　[中图分类号]  G717                   [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603（2019）36-0001-03
　　 随着国家和政府对高校投入的不断增加以及高校自身建设投入的不断加大，高校采购活动越来越频繁，采购规模也随之增大。高校采购项目的特点是品种多、采购形式多样，部分大型设备量少价高，采购过程繁杂，而高校采购管理模式往往达不到学校的管理要求。以厦门地区高校为例，目前这些高校的采购管理工作模式主要是依托办公平台的部分表单辅助手工模式，即在项目立项、采购申请、合同审批、资产验收等环节通过各自独立的OA工作流程工作，辅助人工管理加纸质保存材料。这种管理模式在管理过程中经常会因为某些因素而影响采购工作效率。主要存在以下问题：（1）使用纸质材料的方式进行采购过程的信息记录，这些信息不易保存，容易丢失，不利于查找，很大程度上降低了招标采购管理工作的效率;（2）采购工作往往涉及学校中的多个部门，不论是独立运作的OA工作流程还是手工管理模式，部门之间的信息沟通很不流畅，无法实现数据共享，甚至有时还会产生错漏，影响招标采购工作的完成质量;（3）不能及时、有效地进行监督，容易滋生腐败。
　　 目前，国内许多高校已经搭建了采购管理系统，并通过在系统上不断扩展功能和优化流程，实现学校采购工作的管理目标。但是因为各高校所处地域、发展阶段、发展规模以及管理要求不同，在采购管理工作流程细节方面存在差异，至今没有一套普遍适用的高校采购管理系统。随着计算机技术的不断发展，将计算机网络系统引入采购管理中，建构一套具有较高起点、适应新需求、体现高校办学特色的采购管理系统，可以有效地提高采购工作的质量和效率，实现全程监督。
　　 一、平台设计的总体思路
　　 高校采购项目化管理平台是一个集使用部门、财务部门、采购部门、验收部门、监督部门等多部门充分参与的开放性大系统，业务环节涉及立项审批、采购计划申报、采购执行、合同签署、验收、支付、归档、评价反馈、数据分析统计、监督检查等。由此可见，本项目是一个综合复杂的采购平台，在设计时应坚持“统一规划、统一标准、联合建设、分步实施、资源共享”的指导思想[1]，并遵循以下几个原则：（1）提高监督部门在采购过程中的全程监督地位，强化监督力度。（2）提高系统的信息安全性，，强化系统入侵防范和信息安全。（3）采购事务处理采用工作流控制方式，并可撤销实现回退操作，动态建立系统事务处理的工作日志。（4）系统支持多角色创建和权限定义，进行严格的权限功能管理。（5）数据创建确保独立性、唯一性和继承性，采购业务数据支持采购计划、采购任务、采购项目、采购合同的多对多关系。
　　 根据流程图进行系统的总体设计，并把系统分成以下十大模块：工作台、项目管理、采购管理、合同管理、验收管理、支付管理、档案管理、评价管理、报表管理、监督管理。
　　 二、平台模块功能概述
　　 高校采購项目化管理平台的基本需求：通过平台，用户可以随时了解所提交采购项目的状态及相关操作人员，查看审批状态及结果，及时了解项目的进程，与相关人员联系、沟通，实现采购流程的透明化，提高工作效率，方便全程监督。
　　 各业务部门根据本部门的工作重点和工作任务提出立项申请，经相应审批环节后确定预算项目。财务部门根据下达的预算计划，将所有预算项目基础信息导入平台;使用部门经办人在前期充分调研和论证的基础上，按照预算项目提交采购计划申请，填写采购计划清单后，进入审批环节，按照预先设定的工作流程和条件，提交相关部门相应人员进行在线审批处理;之后进入项目执行环节，根据采购项目品类和预算金额分别进入部门自行采购流程或者统一招标采购流程执行采购;采购结果确认后，进入合同、验收、支付等环节，完成采购。
　　 （一）工作台
　　 智能的工作助理，功能包括各种提醒和预警，辅助用户更加条理、科学地分配时间，安排和推进工作。每种角色都有单独的工作台功能组件，用户登录系统后只能看到和使用自己的角色对应的工作台。
　　 （二）项目管理
　　 该模块实现从立项申请、立项论证、上会决策、项目变更的全过程管控。根据不同业务类型、不同预算金额设定不同的审批流程。
　　 （三）采购管理
　　 实现从采购计划申报、采购申请及审批、采购执行（确定采购方式与代理机构、招标文件审核、采购结果确定）的全过程管控。根据不同业务类型、不同金额设定不同的审批流程，同步关联项目管理的相关信息。
　　 （四）合同管理
　　 采购结果确认后，由使用部门经办人根据招投标文件和学校合同范本，起草合同初稿，区分不同合同类型，按照设定的合同审批流程，由不同部门层层把关合同审批管理流程。
　　 （五）验收管理
　　 关联合同管理模块。合同签订后，供应商按合同条款发货，使用部门收到货物按合同供货清单清点无误并完成测试后，由使用部门经办人在该模块中选择需要验收的相应合同，提交验收申请，区分不同合同金额和合同类别，按照不同的验收流程执行。

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