作者：晏素芹 本文字数：2627
　　[摘           要]  “邮件合并”是Word文字处理软件中的一项非常实用的功能，用好“邮件合并”可以大大提高工作效率。以Word2010版本为支撑，介绍利用“邮件合并”功能结合Excel批量制作成绩单的方法。
　　[关    键   词]  邮件合并;批量制作;Word
　　[中图分类号]  TP391.12                     [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603（2019）29-0164-02
　　 李老师是一名新入职的专职班主任，今年带了5个班，200多名学生。学期末，学校要求班主任必须在一天之内为每个学生制作出成绩单，并且还得打印出来。学校能够提供的资源如下：一张纸质的成绩单模板和一份含有所有相关学生信息的Excel表。李老师很快利用Word，按照学校提供的模板，制作出了一份成绩单。但接下来的事却让他犯了愁，如果通过“复制→粘贴”的方法复制200多份成绩单，再一一地将Excel表中所含的学生的姓名、成绩、评语等内容复制到各成绩单中，很麻烦，而且还容易出错。一天的时间太紧张了！顿时，李老师感到一筹莫展。其实，这些工作可以用Office办公软件的Word组件中自带的“邮件合并”功能快速地完成。
　　 一、“邮件合并”概述
　　 采用“邮件合并”，需要三个基本步骤：（1）创建主文档;（2）准备数据源文档;（3）合并数据源。
　　 （一）创建主文档
　　 “主文档”就是含有文档中固定内容的文档。使用“邮件合并”功能，必须先建立主文档，并在此输入文档中固定不变的内容。这一步工作将为数据源的制作提供依据。
　　 （二）准备数据源文档
　　 “数据源文档”就是含有主文档中所需的变化数据的文档。数据源可以用Word、Excel、Access或其他的数据库管理软件创建，一般情况下，我们使用Excel创建。
　　 在实际工作中，数据源的原始数据往往是现成存在的，在这种情况下我们只需考察一下现有的数据源是否符合我们的要求，如果符合要求，我们直接用就可以了。否则，我们就要根据主文档的要求建立与之相符的数据源，在建立的时候仍然可以使用已有的原始数据，而不必一一录入。
　　 （三）合并数据源
　　 “合并数据源”就是把数据源合并到主文档中，生成一个含有批量信息的合并文档。如果需要，可以将合并文档进行打印输出。
　　 二、利用“邮件合并”功能制作学生成绩单
　　 （一）建立主文档
　　 新建一个Word2010文档，由于学校已经提供了成绩单的固定模板，所以只需按照模板填进固定不变的内容，进行相应的格式设置，通过“打印预览”找到合适的打印效果，并保存为“学生成绩通知单.docx”。如图1所示。
　　 （二）创建数据源
　　 新建一个Excel2010工作簿，虽然学校已经提供了学生的成绩，但是学校给的成绩表不完全符合“成绩单”的要求，为此我们可将学生的相关成绩信息复制到我们新建的Excel表中，并保存为“成绩信息表.xlsx”。如图2所示。
　　 （三）合并数据源
　　 第一步，打开数据源和主文档。在主文档的“邮件”选项卡下的“开始邮件合并”分组中执行操作：“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”，打开“邮件合并”任务窗格。
　　 第二步，在“第一步”中选择“信函”文档类型，单击“下一步：正在启动文档”。
　　 第三步，在“第二步”中选择“使用当前文档”作为开始文档，单击“下一步：选取收件人”。
　　 第四步，在“第三步”中选择收件人为“使用现有列表”，单击“浏览”按钮，找到已经准备好的数据源。如图3所示。
　　 第五步，单击“打开”按钮，出现如图4所示的对话框。
　　 单击“确定”，打开“邮件合并收件人”对话框，如图5所示。
　　 第六步，单击“确定”按钮。单击“下一步：撰写信函”。将插入点定位到主文档要插入数据的位置，选择“其他项目”。在弹出的对话框中选择“数据库域”，选择要插入的内容，单击“插入”。如图6所示。
　　 插入合并域完成后，单击“下一步：预览信函”。
　　 第七步，在打開的“预览信函”向导页可以查看已做好的成绩单的内容，单击上一个或下一个按钮可以预览其他学生的成绩单。确认符合要求后单击“下一步：完成合并”。
　　 第八步，若需要打印成绩单，则可在“第七步”中的“完成合并”向导页中单击“打印”。若单击“编辑单个信函”，则弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”单选钮，单击“确定”按钮，则出现含有所有学生成绩单的信函文档，如图7所示。再将此文档进行保存即可。
　　 三、结语
　　 “邮件合并”是Word文字处理软件中的一项非常实用的功能，掌握它的操作步骤，理清三个文档之间的关系是学习的重点。在实际工作和生活中，我们要善于分析，活学活用，凡是在固定的格式中输入变化的数据的情形，都可以利用“邮件合并”。我们学习计算机的目的就是把我们从复杂繁复的劳动中解放出来。让我们一起爱上学习，把工作、生活和学习变得更轻松。
　　 参考文献：
　　 [1]王鑑航，王靖会，游贵巧.计算机应用基础（Windows7+Office2010）[M].青岛：中国海洋大学出版社，，2017.
　　 [2]柏亚玲.WORD邮件合并功能在工作场景中的系列应用[J].福建电脑，2018（12）.
　　 [3]曹润萍.实践中Word邮件合并功能的运用[J].科技传播，2019（4）：61-63.
　　◎编辑 原琳娜

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