摘 要：档案工作是经营和管理的基础工作的重要组成部分。档案工作以统一管理为原则，坚持资源整合和开发的一种行为。 档案管理工作对我国现代管理制度的健康发展起着重要的作用。随着数字化、网络化的不断深入，档案管理也发生了一些转变。本文立足于我国现代管理的现状，研究在不断适应档案管理工作的新形势下，如何做好档案管理工作。

关键词：档案管理；电子档案管理

档案由档案信息和记录档案信息的载体组成。有时也称之为档案实体。对国家机构、社会团体以及个人从事政治、军事、经济、文化、宗教等活动具有历史性的保存价值，我国从殷商时代就有对档案的记载，甲骨档案是我国迄今为止有实物留存的最古老档案。此外，还有石刻档案、简牍档案、金文档案、缣帛档案、纸张档案等。随着科技发展的日新月异，计算机时代不断发展。档案的数字化管理趋势越来越明显。

1 电子档案的优势

档案有多种记录形式，主要包括文字、图表、音像等不同形式的历史记录，而电子档案的载体则是用磁带和光盘，即电子档案文件可以存储在磁盘、光盘等介质中。与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。

1. 电子档案是存储在计算机网络中的，电子档案海量信息，使得未来的数字档案存储可能存储在本地，本国也可以储存在外地。我们现有的档案都是固定在某一载体上的，传统的纸质档案一旦损坏，就不能恢复。电子档案，为了防止意外会备份两份以上，，也可能会异地备份数据。

2. 过去传统的纸质档案的全是手工操作，数字档案则不然。电子档案从资料的采集、整理到加工直至归档都是通过网络收集并收集到的载体信息进行数字化处理。利用计算机和网络将文本、图片、音频、视频融于一体，就其内容和展示手段而言，电子档案文件的形式也更多样化，除文字、图片以外还有录音、影像、三维动画等多媒体文件。有了这种新形式的电子档案的加入，会将我们的档案记录的更加完整，其次电子文件档案的的寿命比传统纸质档案要长得多。

3. 效率高，速度快。电子档案能快速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。档案管理需要耗费大量的人力物力，是一个浩大的工程。而数字档案采用新的手段和方式，新的技术手段减轻了劳动强度，大大缩短了档案整理的周期。另外，电子化的档案，使得修正更新资料都十分方便，数字化的编辑可以收集到大量的资料，避免了过去由于编撰时间太长遗漏过多的现象。电子档案是智能化的，在检索技术上，检索系统能够自动分析检 索条件，提供同义词、主题词或相似词的扩展检索，实现多语言混合检索为用户提供最为满意的信息。

4. 电子档案的文稿是将提供者与用户紧密地联系在一起，用户之间都可以十分便利地沟通，具有很强的交互性。

2 电子档案管理过程中存在的问题

电子档案的出现一方面使人们在保管、开发与利用手段上更加方便，另一方面我国出现电子档案的时间不长导致电子档案在管理方面存在诸多不安全因素，导致电子档案的不真实、不完整，影响着其效力的发挥。

2.1 电子档案的保存和安全

在电子档案进行管理过程中，都是由档案管理人员操作完成的， 并且要实时地对系统维护、更新，参与人员较多，因此经常会有一些管理上的漏洞，导致电子档案信息泄密或者丢失。电子档案打破了原有的方式，一些资料可能因负责的人缺乏相关知，在网上传输时，收发件人的身份一时无法确认，极易泄密，其次，电子档案的管理是在网络环境下进行的操作，如果计算机感染病毒或者黑客入侵，如果对档案内容进行篡改，电子档案就会失去其可靠性和真实性。

2.2 档案管理人员因素

有的管理人员安全意识不强，或者对软件不进行保密，甚至将自己的账号随意转借与别人共享文档内容，允许他人随意拷贝文档。由于受到利益驱使，个别人员出现一些违法行为，有的档案管理人员有意泄露文档内容。档案管理人员不严格执行档案管理法规制度的相关规定，违规操作出现录入数据随时消失。

3 档案是国家的宝贵财富，各门类档案本身具有重要的性质，为了在档案管理中更好的服务单位，建议采取以下措施：

3.1 加强对档案管理工作重要性的认识

加强的档案管理工作人员自身对档案管理工作重视，养成良好的职业道德，对工作充满热情，培养高度的工作责任感和办事细心的工作态度。吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

3.2 完善档案管理和保管工作

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