摘 要：随着科技的进步和我国经济的飞速发展，信息技术已经普及到我们生活的各个方面，计算机等科技在办公方面的应用，改变了我们的办公方式，在档案管理方面，信息技术所做的贡献也是不可取代的。电子档案管理方式的出现，无疑是一把双刃剑，它不仅给档案管理带来了方便，也带来了不安全因素，同时为传统的档案管理方式带来了挑战。在本篇文章中，我们将通过对比电子档案管理与传统档案管理之间的不同，分析它们之间的利弊，从而探索出更高效更安全的档案管理模式。

关键词：电子档案管理；传统档案管理；利弊

随着科技的发展和计算机的普及，档案管理水平也取得了飞速的提升，从传统的档案管理进一步发展成如今的电子档案管理。电子档案管理提升了办事效率，方便了人们的生活，但是，它同样存在着安全风险和不健全的问题。在当今社会，各行各业都采取计算机的方式管理档案，数据逐渐增大，给管理带来了挑战。因此，对于电子档案管理的研究是十分有意义的。

1 电子档案管理与传统档案管理的区别

电子档案管理，就是通过计算机等手段来记录文件内容并且保存管理。记录过程简单易操作，不会用到笔墨等办公用品，并通过网络进行永久保存。与传统的档案管理方式相比，电子档案管理有如下特点：

1.1 在时间上

电子档案管理和纸质档案管理存在着一定的差异，体现在采用电子档案管理的方式可以做到在记录的同时归档，或者在一定的时间和范围内，在满足档案管理部门要求的情况下，可以通过网络把文件发送给管理的机构并进行归档，这一点，可以节省送档案，打印档案等不必要的时间，为人们的工作生活提供了很多便利。传统的纸质档案管理方式略显麻烦，它需要提前设定计划或者安排时间，以便相关部门把文件资料集中归档，并且需要特定部门进行回收和处理。这一过程既浪费时间，又浪费人力物力。

1.2 在方式上

二者的归档方式具有一些差异。电子档案的管理，需要掌握一定的信息技术操作的能力，并且会操作相关的软件。操作过程为：工作人员通过相关的管理软件，在各个档案上粘贴标签，每一份档案都有单独的编号，以便归档。这样的过程操作起来比较繁琐。而纸质档案管理比较简单，开证明就可以办理。

1.3 在存储方面

电子存储方式和纸质的管理方式也存在差异。电子档案是在计算机或者网络上存储，但计算机或者网络易出现故障，或者电子数据会出现纰漏，不利于档案的保存。因此，现在的电子档案管理有所改进，一般情况下要进行备份，还要对文件的具体格式进行转换，操作完成后才进行统一的保存。而传统的纸质档案管理只需要保存好纸质的资料，使之不受损坏即可，但是对环境的要求会比较高，需要干燥安全的环境，因此更加困难。

1.4 在管理的方法方面

电子档案管理的方式比较复杂，需要对待管理的档案进行分类，并需要对资料进行编目，在接受文件的第一时间，工作人员需要给每一份档案一个唯一的编号，同时还有给出相应的类别号、档案号、文件号，以便在使用时能够方便查找。这样，在查找使用时，就可以通过专业的检索工具进行电脑检索。

1.5 在查询使用方面

电子档案管理和传统的档案管理也存在一定的差异。电子档案管理可以在计算机上操作，无需固定地点和时间，但需要注册用户的个人信息，在使用时通过个人帐号和密码才能够登陆查询或使用所需档案文件。而传统的档案管理则需要向相关部门进行申请，并且有工作人员帮忙查找才能使用档案，这个过程效率比较低，浪费时间。

2 电子档案管理的优点和缺点

2.1 电子档案管理的优点

用计算机或网络进行电子档案管理这种方式，最大的优点就是可以大大提高工作效率，无论是在保存方式上，还是在查询使用方面，都节省了宝贵的时间，尤其是在传输方面，电子档案管理通过网络进行传输，省去了打印，发送等步骤，节省了时间，同时省去了不必要的花费，现如今随着专业管理软件的开发和不断完善，使电子档案的管理变得更加方便和规范。

采取计算机信息技术这种形式进行档案管理，不仅提高效率，也对环境保护作出了一些贡献。首先就是采用网络的形式进行档案管理，节省了纸张，这一点不仅节省了资金，同时也减少了对树木的砍伐，保护了树木和环境，其次是这种方式可以减少笔墨和办公用品的使用，再一次节省开支，避免了不必要的浪费。

2.2 电子档案管理的缺点

使用这种方式进行档案管理，除了以上我们例举的几个优点之外，还存在着一些不足，主要有以下几点：

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