摘 要：机关文书档案管理是办公室一项最经常、最基础性的工作，涉及档案收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等衔接有序的过程。针对机关文书档案管理特点，结合现状分析，从中查找问题所在，并提出相应的解决策略。

关键词：文书档案；归档；问题；策略

机关文书档案是指行政机关在行政事务管理活动中产生的，由通用文书转化而来的一部分档案的习惯称谓。它记录了一个行政机关所从事的各类管理活动，能够客观地反映一个行政机关党组织、行政实施的过程，也是工作业绩与管理水平的历史记载与再现，是一项繁琐而严密的工作，能为今后拓展业务奠定坚实的基础，是领导决策的重要依据。

随着档案信息化建设的发展，现行的世纪科怡档案管理系统打破传统文书档案立卷方法，从档案工作的实际需要出发，集人性化、智能化和科学化为一体，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，涵盖了档案业务处理的全过程，包括文件管理、档案管理和资料管理，以及业务处理流程中的收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用以及档案的移交和接收等，界面美观统一，流程一目了然，在灵活性和可扩展性上有了很大的发挥空间。下面，就如何在网络化和数字化的新形势下，进一步做好文书档案管理工作，谈几点粗浅的认识和体会。

1 存在问题

1.1 归档文件材料鉴定不严

1、归档文件材料不真实。文书档案是行政机关工作活动的原始记录，但不一定是真实的记录，因为在文件材料的形成过程中，受客观条件的限制或主观认识的干扰，有时不能全面反映单位历史真实，甚至夸大、缩小或歪曲历史事实，如工作成绩的夸大、统计数字的失准等等，这在不同历史时期都不同程度地存在。2、归档文件材料不完整。一是归档门类不全。因工作性质不同，产生文件材料的数量不一，不少单位除办公室形成的红头文件外，其他科室形成的材料少，往往长时间没有文件归档。如，我局形成的文书档案以办公室、政工科为主，而财务科以财务档案、经管科以机关房产档案、公车办以机关事业单位公车档案为主，文书档案则很少。二是归档文件内容不完整。编号文件本身接不起来，缺附件，少底稿，而且缺少的往往是核心内容和重要的部分。如，报市政府的请示报告，有时把批复当成附件放在次要位置，甚至没有归档。

1.2 缺乏统筹规划和协调

有的单位对文书档案管理工作不够重视，随意性大，工作开展成效不大、进展缓慢、系统零散。在档案信息资源接收上，投入的人力、物力、财力不足，购买档案设备（如电脑、扫描仪、打印机等）配置较低，录入档案数据达不到高标准、严要求。另外，由于对档案信息资源建设在认识上还存在一定局限性，没有形成与时代的发展相适应的观点，对文书档案电子化的形成带来巨大阻力。

1.3 员工培训不足，专业素养不高

许多单位档案管理人员缺乏专业培训，没有掌握文书档案管理的精髓，对档案分类、归档等技能掌握不够熟练，达不到当前文书档案管理工作要求，难以实现文书档案管理有效化。如，有的行政机关因人员少，档案管理员往往由文秘人员兼任，大大降低了文书档案管理工作的水准，从而导致文书档案收集范围不明确、归档不符合规范、材料真伪不分明、收集工作不及时、文书档案收集缺失以及档案保管期限划分不清等问题，致使文书档案管理工作滞后。

2 解决策略

2.1 抓好文书规范管理工作

文书规范管理是做好档案管理工作的基础，公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切，许多文件归档工作，需提前在文件形成时来做，因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接，做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。比如，平时对文件的鉴定、分类以及归档编号等，要本着“随办随归”的原则，在文件形成之初就已经确定并做登记，且档案管理的相关工作都已经完成，避免每年年末对本年度所有公文进行一次性鉴定分类，从而减少工作环节，避免重复工作，降低出错率，保证文书和档案的统一协调。

2.2 强化归档文件材料准确性鉴定工作

一份文件经过一段时间的归整处理，待涉及的事务处理完毕，即可对其保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度进行初步的筛选和整理。如，我局文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。凡是由我局制发的行政经费管理、机关房产管理、机关事业单位公车编制管理等重要业务文件材料，关于机构、人事等凭证性文件材料以及上级、同级关于重要业务的批复、来文等文件材料属于永久保管；其他归档的文件材料属于定期保管，以备随时查阅和调用，使档案工作平时化、平常化。鉴定工作直接决定档案的存毁，是文书档案管理中非常重要同时也是难度最大的一项工作，，在文件材料的形成过程中，受客观条件限制或主观认识干扰，存在不同程度的夸大、缩小或歪曲历史事实现象，这些失准的材料是片面认识、失误工作的真实反映。档案管理人员不可能也不允许改正档案材料原件内容，同时也有责任有义务对其进行鉴别、评价，以指导利用者。在文件材料归档时，应由责任人进一步核实鉴别，并在案卷检查人栏签字或以其它形式确认归档文件的准确性。

2.3 加强对档案工作者的培训工作

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