作者：董裕乾
　　[摘 要] 围绕档案工作实际情况、管理中存在的不足、加强档案管理的思考三个方面进行工作探讨。
　　[关 键 词] 高职院；档案工作；思考；建议
　　[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）29-0238-01
　　笔者以教育部《高等学校档案管理办法》《江苏省高等学校档案管理办法》和省内部分兄弟院校档案工作的管理經验为依托，对本校档案工作的现状进行了全面调研，阐述了本校档案工作的基本情况，分析当前存在的问题原因，提出发展对策与建议，为推进本校档案管理工作再上新台阶提供了理论参考。
　　一、档案室基本情况
　　学校综合档案室于1978年6月1日成立，目前为本校中层副职级机构，挂靠院长办公室。现有档案管理人员2人，其中专职1人，由于院长办公室人员编制紧张，档案室在实际运行中2人均为兼职。档案室馆藏数量8245卷，8493件，文书档案1810卷（本），会计档案6683卷（本），其中实物档案收集极少，照片档案、声像档案未做收集，从老校区图书馆带来的陈旧书架1组（非档案专用），馆舍总面积110 m2，目前未做星级评定。
　　二、工作存在的不足
　　（一）对档案工作的认识有待进一步加强
　　长期以来，学校领导对教学、校企合作、科研工作、创新创业教育等工作投入巨大精力，成效显著，存在忽略档案工作、档案工作地位不高、档案工作制度不够健全、归档门类不够齐全、档案管理不够规范、工作缺乏连续性等现象。本单位部分人员及部门领导对档案管理工作的认识也存在一定误区，认为档案管理是基础工作、常规工作，不能作为主要工作来抓，没有学校中心工作容易出效果、出成绩，忽略了档案工作的重要性。
　　（二）档案管理建章立制有待进一步完善
　　本单位在之前一次检查评估中，制定了一些基础性的规章制度。但是，随着学校各项事业的不断发展和上级对档案管理要求的不断提升，现有的规章制度已不能适应当前的管理要求，需要重新修订和完善。并且，因为当前档案室库房容量已不能满足学校实际档案管理收集的实际情况，，所以，本单位有相当大的一部分档案材料散存在全校各部门及个人手中，以至于本校及各职能部门和教学系部档案不齐全、不完整。
　　（三）档案管理队伍建设有待进一步加强
　　档案业务的专业性、技术性、连续性要求高，若不配一定数量的专业的档案人员和稳定的专兼职档案队伍是很难把这项工作做好的。目前，现有的2名档案人员均要承担大量院长办公室的其他工作，不能专心做档案工作，这是现阶段本校档案管理的亟需解决的问题。
　　（四）档案资料库房不足、基础设施设备配套不足
　　现有档案库房2间，面积110 m2，馆舍面积小，库房严重不足，导致该归档的重要档案仍散落在学校各个部门；部分档案专用电器设备仍放在库房使用，不符合安全规范，有明火隐患；按照《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》，档案库房、工作人员办公室、阅档室必须分开，目前无档案人员办公室和阅档室；至今没有实物档案陈列空间。基础设施设备配套不足，密集档案柜缺口大，现仅有一组老校区图书馆搬来的陈旧密集档案柜仍在使用；档案管理中需配备档案专用、高配置的计算机、扫描仪、光盘刻录、网络和存储设备，档案专用打印机及复印机、照相机、防磁柜、净化消毒加湿除湿机等设备配套不齐。
　　三、加强档案管理工作的思考与对策
　　（一）在思想上重视档案工作
　　领导重视是做好档案管理工作的根本保障，在工作中要时常向分管领导汇报档案工作情况以及档案事业的发展形势，把档案工作明确列入发展规划，加大档案管理的投入和支持。积极建议领导从高校档案在学校事业发展的视角，带头去做全校各部门和广大教职工中宣传档案工作，纠正各部门和教职员工对学校档案工作的偏见和误解，增进其对档案工作的了解和支持，充分调动全校各部门及教职员工提高保护档案的积极性和自觉性。
　　（二）在机制上完善档案制度
　　建立制度、落实制度是档案工作步入科学化、规范化的有效手段。首先，建议档案工作实行统一领导、统一制度、分级管理、集分结合的档案管理机制。成立学校档案工作委员会，作为学校档案工作的最高行政管理机构，负责领导学校的档案工作。其次，完善档案工作制度，一是档案管理制度规范，二是管理工作制度。
　　（三）在条件上加强基础建设
　　学校档案库房建设改造需按照要求配置空调、档案柜、除湿机、防磁柜、消毒柜、防盗门窗等较为完善的基础设施设备，实现档案库房、办公室、查阅室三者分开，使布局更加合理和规范，增强了档案工作氛围；还要积极考虑档案信息化发展趋势，不断完善软硬件设施配套建设，为学院档案事业的发展创造更有利的条件。
　　（四）在保障上重视队伍建设
　　建设一支相对稳定的专兼职队伍，是做好档案工作组织保障。首先，保证专职档案管理人员的基本数量，现有1人，还需要再增加1名。其次，通过激励措施在校内选拔一批兼职档案管理队伍，主要分布在各个机关部门和二级单位，建立相对稳定的档案工作网，形成档案工作二级责任制，通过定期开展培训，提升这支队伍的工作能力和管理水平。
　　参考文献：
　　[1]续姗.新时期高校档案管理工作问题及发展对策[J].长春教育学院学报，2013（9）.
　　[2]徐荣靖.高职院校档案管理的问题分析与对策研究[J].无锡商业职业技术学院学报，2013（10）.

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