新发传染病是指新确定的和先前未知的、可引起局部或世界范围内公共卫生问题的传染病，如SARS、禽流感、甲型H1N1流感等。这些新发传染病往往具有传染性强、传播速度快、病死率高的特点，对社会稳定、经济发展和国家安全造成严重影响。因此，预防和控制新出现的传染病，已成为当前疾病预防控制工作中的重要内容。无疑，档案室作为各级疾控机构重要的信息资源管理部门，应该尽早认识到这一点，积极将档案管理渗透到防控工作中，做到关口前移，才能收集到全面的第一手的材料，才能确保这些档案材料能够真正完整地反映防控过程和经验。

1 建立档案管理机制

1.1 架构档案管理组织

当疾控机构全面启动新发传染病预防控制机制时，往往会建立起防控工作领导小组，全面组织和领导防控工作，并在此之下，成立相关工作组。如协调组、信息组、现场组、检验组、宣传组、后勤保障组、外联组、专家组等，具体负责预防控制工作中上下级部门的协调与沟通；进行疫情信息的收集、分析与上报；开展疫情的应急处理与流行病学调查、疫情的监测与检验检测。同时还要对社会民众进行健康教育，并与社会多系统多部门开展联防联控，共同抵御新发传染病。在疾控机构启动防控机制的第一时间，档案部门就应积极行动起来，将档案管理介入到防控机制之中。首先，档案人员应加入协调组或信息组的工作，专职负责对整个防控工作档案的指导与收集。第二，在各个防控小组中确定档案信息员，负责该组档案材料的收集和归档工作。

1.2 明确机构和人员职责，建立规章制度

档案部门应在各工作组成立之始，建议领导小组在各组建立和制定制度时，在制度中明确归档任务。在工作结束或告一段落时，将本组形成的文件材料及时收集和归档，并将这一责任具体落实到各组的信息员职责中去。明确规定信息员的职责，除了定期将该组工作信息上报防控领导小组外，还要负责将该组文件材料收集齐全，上交到档案室。档案部门也应该及时制定归档范围，提出归档要求，发送至各工作组，从而确保信息员和各组工作人员都能了解和掌握归档内容。

1.3 利用现有的档案工作网络

在防控工作结束、工作组解散后，还会有反映防控工作的文件产生或需要归档，如表彰类的申报材料和实物类的档案以及各科室申报的有关项目或科学研究的档案材料。为了确保档案能完整地反映整个防控的全过程，也应该注意收集这部分材料，而它们的归档就需要靠现有的档案工作网络来完成。因此，档案机构还要及时对各科室的兼职档案员提出要求，关注并及时收集和归档这部分档案材料。

2 明确防控文件材料的归档范围

防控工作组的人员多为公共卫生专业人员，对档案的知识了解甚少。因此，及时提出归档范围是十分必要的。防控工作文件材料的归档范围，应从各工作组的职责任务出发，并根据以往的工作经验来制订。归档范围大致应包括以下几个方面：

1、防控工作的组织与框架文件。包括防控工作领导小组的筹备、建立文件；领导小组和各工作组的职责任务、工作制度及人员安排、通讯录；重要的会议记录；本单位和上级单位的防控工作预案、方案、技术规范与技术指南；本单位和上级单位的防控工作计划、总结、大事记；本单位和上级单位关于防控工作的通知、简报等文件以及本单位向上级的请示、报告、建议、意见以及上级单位的指示、批复、复函等文件材料。

2、现场流行病学调查及疫情处理材料。对新发传染病进行现场调查和处理所形成的材料是反映整个防控工作的至关重要的第一手材料，是开展传染病症状分析、流行病学分析和病原学分析与研究的最为基础和关键的材料，因此要特别重视这部分材料的收集。这些文件材料应包括确诊病例及其密切接触者的现场流行病学调查表、调查报告、实验室检测报告、专家会诊意见及现场消毒或进一步隔离的记录等材料。除个案材料外，还应包括新发传染病的报告管理、流行病学调查和处理的技术规范、指南等规定性和指导性文件。此外，消毒药品、器械及防护用品等应急物资储备的申请、批复、登记表、汇总表，消毒工作登记和统计表以及应急队伍集结和培训等材料也应包含其中。

3、疫情信息统计与分析材料。这部分文件材料反映的是整个疫情的基础数据，因此，对它们的收集也是档案收集的重头工作。应包括本单位以及与上下级疾控机构沟通的疫情监测日报、周报、月报；疫情的监测分析报告；建立新的疫情信息报告系统或平台的材料以及相关的技术指南、规范性文件和培训材料等。

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