摘 要：档案信息化建设是档案工作适应信息化发展的必然趋势，是提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段。本文分析了现代高校档案信息化管理现状，提出了相应的探究思路与工作对策。

关键词：信息化；档案管理；对策；信息资源

档案信息化是指在档案管理活动中，以数字化建设为核心，应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发、管理和提供利用的过程。20世纪以来，随着电子计算机的问世和电子信息技术不断革新和进步，社会发展以电子信息化作为其时代标志，信息化的发展也渐渐融入到高校档案中，以加快各高校的工作效率。与此同时也引起了高校档案工作的高度变革。高校档案信息化管理是时代发展的产物，其发展和产生是必然的。

1 高校档案信息化管理的必然性

1.1 适应高校档案剧增的需要

随着高校规模的扩张以及高校管理体制改革，档案数量急剧增加，档案载体类型也由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等多种载体档案，载体信息容量加大，不稳定因素增加。传统的管理纸质档案的方法已经很难适应巨量档案的保管和及时提供利用。档案数字化录入并通过信息化平台提供服务，是适应高校档案存量剧增的需要，是优化高校档案管理的必然趋势。

1.2 提高档案管理和使用效率的需要

当今时代，人们的时间意识越来越强，许多重大决策的做出需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众要求档案部门提供及时、准确、全面的信息，这就迫使档案部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

1.3 保护档案原件的需要

档案信息化管理是利用信息化的手段将档案原件扫描到计算机，然后以电子文件的方式分类、管理和保存和提供利用，避免了档案原件的损坏，大大降低了档案原件丢失的的风险。

1.4 高校档案建设自身发展的需要

信息时代的到来，知识和信息越来越成为比资产更重要的资源，以现代通信技术和电子计算机技术引起的信息革命不断冲击，推动着信息业的变革和发展。档案信息化建设要求档案管理模式从实体管理转向数字化信息服务的模式。其根本目的是服务于档案管理现代化。由此可见，档案信息化建设是适应档案工作自身发展需要的重要措施。

2 高校档案信息化管理存在的问题

2.1 信息化管理基础设施薄弱

档案的信息化建设，应以完备的硬件设备与相应的软件为基础，这也是信息管理工作的基础性要求。但是就目前来说，我国高校的数字化设备与网络系统普遍较为落后，虽然各高校均配置了计算机、扫描仪等基础设备，但大规模的数据库与网络管理系统都十分匮乏，档案网站管理运行和维护与应用软件的升级工作较为落后，多数档案管理工作都仅仅涉及日常的简单管理方面。这一系列的问题，都与信息化时代网络技术高速发展的要求背道而驰。

2.2 高校档案管理部门的保密意识较差

在进行档案日常处理的过程中，常常会遇到不同的保密问题处理不当的情况。究其原因来看，主要是工作人员的保密意识不足和保密措施不到位，导致信息严重丢失。高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息，安全问题不可忽视。随着网络技术的快速发展，部分资料从纸质档案经电子信息化处理后转移到互联网，在提升档案效率的同时也增加了档案丢失的危险性。由于一些工作人员对档案的重要性认识不够，工作中常会出现泄密，这都在不同程度影响档案的管理工作效率，增加了工作的难度。

2.3 高校档案人员的能力有所欠缺

在档案馆现代化建设中，人是最重要的因素，档案信息化的管理和利用、网络化的实现和管理都离不开人，各种技术以及软件和硬件都必须通过档案人员才能发挥作用。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求：不仅要掌握档案知识，精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术。目前高校档案队伍整体素质仍普遍较低，馆内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，以适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。

2.4 标准化规范体系需健全

高校的档案信息化建设，需要有一套规范的标准和规定，它是指导档案信息化建设的保障。由于我国各地区的社会和经济发展的不平衡以及各种历史原因，造成各地区信息化建设发展水平不同。另外，全国各高校所在地的行政主管机关不同，统一性的建设规划较为缺乏，高校在实际建设工作中存在着较大的随意性与分散性。标准的不统一直接影响了信息资源的共享，也不利于高校档案工作的经验借鉴与相互交流。

3 高校档案信息化管理的对策

3.1 高校要加大对档案信息化建设的投入

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