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“保密管理”在档案利用中的重要性探讨

2024-10-30  |  所属栏目: 来稿选登  |  阅读次数: 

摘 要:机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。

关键词:档案;保密;利用

周所众知,随着我国经济的发展,档案工作越来越受到重视,档案工作是一项机密性、严谨性的科学管理工作,档案人员必须提高警惕,严守党和国家、单位的机密,这是最基本的职业操守。档案人员必须在工作中树立良好的保密意识和养成良好的保密习惯,这就必须遵循道德规范和应具有的道德品质,遵守应遵守的职业规则,不该说的绝对不说,不该看的绝对不看,不得透露的绝对不透露,不准记录的绝对不记录,正确处理好开放利用与保密的关系,坚决杜绝失密、泄密等现象的发生。下面就档案利用过程中的保密工作浅谈几点看法:

1 档案库房管理是档案保密的重点

从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定单独兴建。但从目前调查了解的情况看,有相当多的单位不具备这样的条件,往往为了取阅方便将档案库房设在办公楼内,距离自己办公室较近的房间。应该注意到的是,不是任何一间房间都可以用作档案库房的。这是因为:一是从档案保密的角度来看,不宜将档案库房设在机关办公楼的最底层或最高层,防止受潮;并且档案库房还必须做到“八防”,即防火、防盗、防尘、防高温、防光、防虫鼠、防潮、防水等设施。二是档案库房应尽量与办公室分开,档案室与阅览室分开。防止人多杂多,发生泄密事件。三是档案库房内严禁吸烟,严禁堆放易燃、易爆物品,出入档案库房要随手关门,下班前要认真检查,关好门窗,切断电源。四是档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证明,档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案完整安全的基本保障。

2 档案的管理和保密

档案是党和国家、单位的核心秘密,它关系到党和国家、单位的安全,关系到国家、单位的政治活动、军事活动和经济发展的成败,关系到社会主义现代化建设的进程。因此,为确保国家、单位核心秘密的安全,必须管理好档案。

1.档案应分绝密档案和非绝密档案,应分别保管。要设专门保险柜、保险锁、防盗器,从保管条件上确保绝密档案的安全。

2.提高档案管理人员的素质。作为绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任,因此,档案保密工作的好与坏,档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,而且还要进一步防止“无形”储存在头脑中的秘密泄露。随着我国对外开放的不断深入和现代科技手段的不断进步,窃密与反窃密的斗争会更加尖锐,由于档案管理人员经常接触党和国家的大量秘密,而这些秘密将随着档案管理人员的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心,在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合,都应做到守口如瓶,万无一失,把保守党和国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。

3.加强档案的日常管理。档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理:一是必须经指定领导人审批;二是档案管理人员认真履行登记、签字等手续,任何人无权擅自调阅;三是档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救。

3 正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,但由于在传统的保密观念影响下,档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端:大批档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,变成一文不值的废纸,造成档案浪费;领导不能及时全面地了解情况,有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明,档案部门改变传统的观念,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为领导决策服务势在必行。

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本文标题:“保密管理”在档案利用中的重要性探讨
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